Association de Pickelball de Châteauguay
Assemblée d’investiture et première assemblée générale annuelle

Compte rendu : Ville de Châteauguay

En présentiel, le 16 mai 2023, 19 h 00, Salle Ross-Hill
Sont présents :
Chloé Provost, Ville de Châteauguay
Frédérik Pépin, Ville de Châteauguay
Gail Walkers
John Clayton
Véronique Trépanier
Serge Rajotte
Suzanne Caron
Pierre Coulombe
Serge Roussin
Bernard Caron
Ronald Smith
Sylvie Léger
Aileen Tobin
Chantale Larocque
Edward Flaherty
Alain Binette
Jean-Claude Ouellette
Céline Poirier
Johanne Lemieux

1. Ouverture de l’assemblée générale inaugurale et mot de bienvenue/ Début 7 :08
Madame Chloé Provost, représentante de la Ville de Châteauguay explique le déroulement de l’assemblée.

L’ouverture de l’assemblée est proposée par Véronique Trépanier et appuyé par Serge Roussin.

Mme. Gail Walker, porte-parole du comité de création de l’Association de Pickelball de Châteauguay prend la parole pour un mot de bienvenue. Remerciement à Mr. Brière de Pickelball Québec pour sa présence parmi nous.

2. Attestation de l’envoi de l’avis de convocation
Les membres attestent de la réception de l’avis de convocation. Les présences ont été réalisées préalablement, le quorum est constaté à 30 personnes sur un total de 70 membres à ce jour.

3. Historique de formation du comité de création
Des membres souhaitant avoir accès à des plateaux afin de jouer au pickelball ensemble sur son organisés lors de rencontre à la salle du Civitan. Suite à des demandes à la Ville pour l’accès aux terrains et la création de nouveau lignage un comité de travail a été créé et une décision de créer une Association à but non lucratif a été faite. Avec le soutien de la Ville, le groupe de travail a établi une ébauche de Règlement généraux qui seront présenté pour votre aux membres aujourd’hui. Suite à cette démarche, une publicité a été lancée afin de recruter les membres de la future APC. En date d’aujourd’hui, 70 membres sont officiellement inscrits à l’activité de pickelball libre du lundi, mercredi et vendredi à l’Agora.

La Ville souhaite remercier le comité de travail pour son dévouement dans ce projet citoyen et assurer son soutien dans sa future demande de Reconnaissance.

4. Élection d’un président et secrétaire d’élection
Serge Roussin propose Frédérik Pépin (Ville) à titre de président d’élection et Chloé Provost (Ville) à titre de secrétaire d’élection. La proposition est appuyée par Bernard Caron.

5. Lecture et adoption de l’ordre du jour
Frédérik Pépin fait la lecture de l’ordre du jour.
1. Ouverture de l’assemblée générale et mot de bienvenue
2. Attestation de l’envoi de l’avis de convocation et vérification du quorum
3. Historique de formation
4. Élection président et secrétaire d’élection
5. Lecture et adoption de l’ordre du jour
6. Adoption des Règlements Généraux
7. Présentations des postes en élections
8. Élections
9. Rapport des activités 2022/2023
10. Situation financière 2023
11. Activités 2023 et projets 2024
12. Varia
13. Levée de l’assemblée

Celle-ci est proposée sans modifications par Chantale Larocque et appuyée par Ronald Smith.

6. Adoption des règlements généraux
Les membres ayant reçu les règlements généraux au préalable, il y aura lecture et adoption de ceux-ci par bloc.

Bloc 1

Note de faire un changement du mot « corporation » pour « association » tout au long du document.

Question sur l’endroit du siège social par Sylvie Léger
Question sur charité : Serge Roussin
Question sur l’utilisation libre des plateaux : Sylvie Léger

Le comité répond aux questions et aucune modification n’est demandées. Le bloc est proposé par Véronique Trépanier et secondé par Chantale Larocque. Adoption à l’unanimité.

BLOC 2

Question liée aux règlements corporatifs par Serge Roussin.
Question liée aux tarifications membres par Serge Roussin. Demande pourquoi ne pas le voter en assemblée générale. Explication. Pas de demande de vote.
Question le fait que le CA a un pouvoir sans appel de mettre dehors par Serge Roussin.
Adoption du bloc proposé par Aileen Tobin. Secondé par Ronald Smith. Adopté à l’unanimité.

BLOC 3

Question sur l’ajout d’un vote par procuration. Ajout proposée par Serge Roussin. Secondé par Ronald Smith. Demande de vote. 19 votes pour et 7 contre. Adopté à la majorité.
Question sur l’article 3.9. vote secret à 5 membres pour vote secret partout.
Adoption du bloc proposé par Alain Binette et secondé par Chantale Larocque. Adopté à l’unanimité.

BLOC 4

Question de Serge Roussin. Est-ce que chaque montant doit être entériné par le CA. Réponse que oui par la fonction du trésorier et par la signature du chèque, chaque montant est vérifié puis présenté dans le bilan annuel et le budget aux membres.
Adoption du bloc proposé par Ronald Smith et secondé par Bernard Caron. Adopté à l’unanimité.

BLOC 5

Edward Flaherty mentionne que le 5.11c et 5.11 f se répètent. L’article f est retiré.
Adoption du bloc proposé par Edward Flaherty et secondé par Véronique Trépanier. Adopté à l’unanimité.

BLOC 6

Aucune question sur ce bloc.
Adoption du bloc proposé par Ronald Smith et secondé par Edward Flaherty. Adopté à l’unanimité.

BLOC 7

Aucune question sur ce bloc.
Adoption du bloc proposé par Aileen Tobin et secondé par Jean-Claude Ouellette. Adopté à l’unanimité.

BLOC 8

Aucune question sur ce bloc.
Adoption du bloc proposé par Véronique Trépanier et secondé par Chantale Larocque. Adopté à l’unanimité.

7. Présentations des postes en élections

Chloé Provost, présente les postes en élections et réfère aux règlements généraux adoptés au point précédent. Tous les postes sont en élection. Explication du déroulement des votes et de la présentation des candidatures.

8. Élection des membres du conseil d’administration

Pour la première année, il y a cinq postes en élections, président, vice-président/communication, trésorier, secrétaire et un de directeur exécutif aux opérations.
Tous les postes sont présentement vacants.

Pour le poste de président, Véronique Trépanier propose Gail Walker, appuyée par Aileen Tobin. Gail Walkers élue à l’unanimité pour un mandat d’un an.

Pour le poste de vice-président communication, Serge Roussin propose Serge Rajotte, appuyée par Bernard Caron. Serge Rajotte élu à l’unanimité pour un mandat de deux ans.

Pour le poste de trésorier, Chantale Larocque propose John Clayton, appuyée par Aileen Tobin. John Clayton élu à l’unanimité pour un mandat de d’un an.

Pour le poste de secrétaire, Ronald Smith propose Céline Poirier, appuyée par Jean-Claude Ouellette. Céline Poirier élue à l’unanimité pour un mandat de deux ans.

Pour le poste de directeur exécutif aux opérations, Sylvie Léger propose Suzanne Caron, appuyée par Germain Voyer. Suzanne Caron élue à l’unanimité pour un mandat d’un an.

9. Nomination de 3 membres aux postes de directeurs ne faisant pas parti du CA

Pour le poste de directeur technique et entrainement, Chloé Provost propose Ronald Smith, appuyé par Aileen Tobin. Ronald Smith élu à l’unanimité pour un mandat d’un an.

Pour le poste de directeur de tournois et de planification, Chloé Provost propose Pierre Coulombe, appuyé par Chantale Larocque. Pierre Coulombe élu à l’unanimité pour un mandat d’un an.

Pour le poste de directeur exécutif- événement, Chloé Provost propose Johanne Lemieux, appuyé par Véronique Trépanier. Johanne Lemieux élu à l’unanimité pour un mandat d’un an.

10. Rapport des activités 2022/2023

Gail Walkers a présenté un résumé de la dernière année.

• Création d’un groupe de travail
• Réunion avec participants pour sonder l’opinion des gens sur la création d’une association
• Réunion avec la ville de Chateauguay pour établir les règles
• Discussion sur la formation de l’association
• Recherche des implications gouvernementaux.
• Discussion sur ententes avec d’autres associations